Facture
La facture vise à assurer la transparence dans les relations commerciales. Son émission par le vendeur est obligatoire. Dans le cas contraire, l’acheteur est tenu de la réclamer. La facture peut être émise sous forme papier ou électronique. Elle est obligatoirement sous format électronique dans certains cas.
Mots clés
FAQ
Qu’est-ce qu’une facture ?
Il s'agit d'un document de nature commerciale et comptable établi par une structure juridique (société, association, entrepreneur individuel). Il constate les conditions d'achat et de vente de biens ou de services (nature, quantité, poids, qualité, prix, conditions et échéance de paiement ).
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Selon l’article 153 de la loi de finances pour 2020 et l’ordonnance du 15 septembre 2021, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. Elle est adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de dématérialisation ou d’une autre plateforme de dématérialisation .
Le terme « e-invoicing » est aussi employé pour désigner la facturation électronique .
A quoi sert une facture ?
La facture a différentes fonctions :
- elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue, et constate le droit du vendeur d'exiger le paiement d'une somme d'argent ;
- elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client ;
- elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l'établissement des comptes annuels ;
- elle fait office de support à la collecte et la déduction de la TVA et au contrôle de l'impôt.
Quelles sont les transactions faisant obligatoirement l’objet d’une facturation ?
La facture est obligatoire dans les cas suivants :
- tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle ;
- toute prestation de services d'un montant supérieur à 25 € (TVA comprise) effectuée pour un particulier ;
- toute activité de production, de distribution ou de services par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle ;
- ventes à distance, entre États de l'Union européenne pour lesquels l'acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance) ;
- lorsque le client particulier demande une note.
Est-il obligatoire pour le vendeur de fournir une facture ?
Oui, le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services au sens de l'article 289-I-3° du Code Général des Impôts.
En cas de sous-traitance, la facture sera délivrée par le sous-traitant.
Elle est délivrée par le client en situation d'auto-facturation. Un contrat de mandat préalable est nécessaire.
Est-il obligatoire pour l’acheteur de demander une facture ?
Oui, l'acheteur est tenu de la réclamer lorsque le vendeur ne lui en a pas délivrer une. Cette obligation a donc un caractère réciproque.
Un ticket de caisse est-il une facture ?
Non, un ticket de caisse n'est pas considéré comme une facture. Il s'agit uniquement d'une preuve d'achat permettant par exemple le remboursement ou l'échange d'un produit défectueux.
La facture électronique a-t-elle la même validité qu’une facture au format papier ?
Oui, car une facture électronique est considérée comme étant une facture d'origine, à condition d'être acceptée préalablement par l'acheteur (il peut aussi la refuser s'il ne s'agit pas d'une personne publique). Cette acceptation doit être formalisée pour servir de preuve. Une simple information du passage à la facture électronique de l'acheteur n'est pas suffisante. L'authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l'intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties par l'un des moyens suivants :
- au moyen d'une signature électronique (par un certificat électronique qualifié) ;
- par la mise en place d'un ou plusieurs contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services ;
- sous la forme d'un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur. Il peut s'agir d'un progiciel de gestion intégrée (PGI), d'échange informatisé de données (EDI), d'un format XML, d'un courrier électronique avec un fichier PDF joint, par exemple.
Une facture est considérée comme étant électronique lorsque qu'elle est créée, envoyée, émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet). Cela implique que les systèmes de l'émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.
Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.
Quand la facture électronique est-elle obligatoire ?
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique.
Puis, la loi de finances pour 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France.
A terme, l’objectif est de généraliser progressivement la facturation électronique.
Le calendrier relatif à l’obligation de facturation électronique se présente ainsi :
- à compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis ;
- à compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises ;
- à compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire ;
- à compter du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.
La généralisation de la facturation électronique sera accompagnée de l’obligation de recourir à un portail public de facturation ou une plateforme partenaire lesquelles permettront le « e-reporting », c’est-à-dire la transmission à l’administration de certaines informations (par exemple, le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée) relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique.
Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture papier ou électronique ?
La facture mentionne :
- le nom des parties ;
- les adresses des parties et leur adresse de facturation si elle est différente ;
- la date de la vente ou de la prestation de service ;
- la quantité ;
- la dénomination précise ;
- le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ;
- toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture ;
- la date à laquelle le règlement doit intervenir . Elle précise les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement. Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé.
- le numéro du bon de commande lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur.
Comment numéroter une facture ?
Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires et doit figurer sur toutes les pages.
La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture.
Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.
La numérotation peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série. Cela peut être le cas par exemple pour les séries suivantes :
- lorsqu'il y a plusieurs sites de facturation ;
- lorsqu'il y a différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques ;
- en cas de sous-traitance de facturation.
Quels sont les modes de paiement qui peuvent être acceptés ?
Même si cela est recommandé, la mention du mode de paiement n'est pas obligatoire sur une facture. Cependant, la date de règlement et le délai de paiement sont des mentions obligatoires.
Une facture peut être réglée de l'une des manières suivantes :
- par chèque ;
- en espèces (au-delà de 1 000 €, le paiement en espèces d'une dette professionnelle est interdit) ;
- par virement bancaire ;
- par lettre de change ou billet à ordre (document selon lequel le client s'engage à payer une somme d'argent au fournisseur à une date précise).
La facture peut-elle être émise par un tiers ?
Oui, lorsque le client donne mandat a un tiers. La facture sera alors émise en son nom et pour son compte.
Une facture peut-elle être exprimée dans une autre monnaie que l’euro ?
Oui, les montants figurant sur la facture peuvent être exprimés dans une autre monnaie que l’euro. La monnaie étrangère doit être reconnue internationalement et être mutable.
Le taux de change en euros applicable doit être mentionné sur la facture. Attention toutefois, la facture intégrée dans la comptabilité de l'entreprise française doit obligatoirement se faire en euros. Elle doit avoir un taux de conversion qui peut être différent du taux de change utilisé pour le paiement.
Une facture peut-elle être rédigée dans une langue étrangère ?
Oui, c’est possible mais l’administration peut à des fins de contrôle, exiger une traduction en français certifiée par un traducteur assermenté.
Ma facture est-elle valide ?
En France, ma facture est valide si :
- elle comporte les mentions obligatoires ;
- elle est rédigée en français. S'il s'agit d'une facture émise dans le cadre d'une relation entre un professionnel français et un professionnel étranger, elle peut être rédigée dans une langue étrangère. Cependant, l'administration fiscale peut en demander la traduction par un traducteur certifié ;
- elle est établie en 2 exemplaires, l'original étant conservé par le client ;
- elle peut être délivrée sous forme papier ou sous format électronique.
Dans les relations intracommunautaires, la facture doit en outre mentionner :
- lorsque le redevable de la TVA est un représentant fiscal, le numéro d’identification à la TVA du représentant, ainsi que ses noms et adresse ;
- le numéro d’identification à la TVA de l’acheteur ainsi que la mention « exonération de TVA ».
Dans les relations avec les pays tiers, il convient de vérifier la réglementation applicable localement.
Consulter un modèle de facture à destination d’un professionnel.
Consulter un modèle de facture à destination d’un particulier.
Existe-il un délai à respecter pour délivrer une facture ?
La facture est, en principe, émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services, mais par exception elle peut être établie de façon périodique, elle est envoyée au plus tard à la fin du mois.
Les deux parties doivent-elles conserver la facture ?
Le vendeur et l'acheteur conservent chacun un exemplaire de la facture. La facture émise sous forme papier est rédigée en double exemplaire.
Combien de temps le vendeur et l’acheteur doivent-ils conserver la facture ?
Ils doivent conserver leur facture pendant 10 ans.
Quelle est la sanction en cas de mauvaise exécution d’une facture ?
Tout manquement aux règles de facturation est passible d'une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. S'il y a répétition dans un délai de deux ans, le montant maximal pour une personne physique devient 150 000 € et 750 000 € pour une personne morale.
Version PDF
Document
Textes de référence
Droit français
